Schneidhain (gs) – Wer kennt sie nicht, die oft „lästigen“ Gänge zur Stadtverwaltung, um etwas zu erfragen oder zu beantragen. Ist der Bürger in der Stadtverwaltung angekommen, erfährt er von dem kompetenten Mitarbeiter, welches wichtige Detail ihm in den benötigten Unterlagen fehlt, um dieses ein paar Tage später (persönlich) nachzureichen. Behördengänge sind uns lästig und lassen sich manchmal auch nur schwer vermeiden, beispielsweise bei der Beantragung von Pass oder Ausweis, so wünscht sich mancher von uns, es möge sich doch irgendwie auch von zuhause – am besten online – erledigen lassen.
Angesichts der Vielfalt von oft notwendigen Anträgen und Genehmigungen, und dem damit verbundenen Zeitaufwand auf beiden Seiten ist es eine durchaus charmante Idee, die Antragstellung und deren Genehmigung online erledigen zu können. Dass dies keine Zukunftsmusik mehr ist, darüber referierte Frank Lenz von der Kreisverwaltung Cochem-Zell im Rahmen der Vortragsreihe „Fluch oder Segen? – Wie die Digitalisierung unser Leben beeinflusst!“ des „Offenen Treffs für Jedermann“. Hinter der Idee, es dem Bürger zu ermöglichen, bestimmte Antrags- und Genehmigungsprozesse online zu erledigen, steht die Idee eines „Bürgerportals“, welches in der Modellkommune Cochem-Zell erarbeitet wurde und dort auch seit geraumer Zeit live getestet wird. Cochem-Zell ist ein relativ kleiner Landkreis in Rheinland-Pfalz, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, verschiedene Verwaltungsebenen zusammenzuführen, sodass der Bürger für einen im Voraus festgelegten Genehmigungsprozess nur noch einen Ansprechpartner hat und das gesamte Verfahren online abgewickelt wird.
Laut Gesetz bis 2022 alle Kommunen
Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) müssen alle Kommunen ihr Antragswesen bis zum Jahr 2022 auf eine digitale Plattform umgestellt haben. Für „einfache“ und sich ständig wiederholende Prozesse wird sich der persönliche Gang in die Verwaltung zukünftig also erledigen. Die Verwaltungen werden ihre Antragsprozesse standardisieren und in eine online-fähige Form überführen, sodass der Bürger einfache Verwaltungsleistungen online, über ein Bürgerportal, beantragen und abwickeln kann. Dazu muss er ein „Bürgerkonto“ eröffnen, das es ihm in Zukunft erlaubt, sich zu legitimieren (auszuweisen) und Verwaltungsleistungen in Anspruch zu nehmen. Das Verfahren ist etwa einem Kundenkonto bei einem großen Versandhaus sehr ähnlich. Die persönlichen Daten werden einmalig hinterlegt und zukünftig immer wieder nutzbar sein. Auch Dokumente, die zu bestimmten Antragstellungen benötigt werden (beispielsweise Pläne, Bescheinigungen und Ähnliches) können im Bürgerkonto einmalig hinterlegt werden und stehen dann ständig und wiederholt zur Verfügung. Die Vorteile dieses Verfahrens liegen auf der Hand: Zeitersparnis (Bearbeitung direkt von zuhause), Flexibilität (24 Stunden Verfügbarkeit), Ortsungebundenheit (ländlicher Raum) auf Seiten der Bürger und Bürgerinnen. Für die Verwaltungen bedeutet die Einführung von standardisierter Online-Bearbeitung eine Qualitätssteigerung bei der Beratung (nicht standardisierter Abläufe) und eine Kostenersparnis durch geringeren Personaleinsatz. Erhebungen haben gezeigt, dass mehr als 60 Prozent der Verwaltungsabläufe digitalisiert werden könnten.
Grundlage Ausbau Breitbandnetz
Grundlage für diese umfassende Modernisierung der Verwaltungsprozesse ist jedoch der Ausbau des Breitbandnetzes. Deutschland hinkt dem Rest Europas laut dem Referenten hierbei leider weit hinterher und hat einen großen Nachholbedarf bei der Bereitstellung des schnellen Internets, welches für die sinnvolle Nutzung des eGovernment unverzichtbar sein wird. Seriöse Umfragen haben ergeben, dass mehr als 90 Prozent der deutschen Bürger dem eGovernment positiv gegenüberstehen und dieses Angebot auch nutzen würden, sofern die Datensicherheit gewährleistet wird. Dieses zeigt zum einen ein hohes Grundvertrauen der Bürger in die Verwaltung und zum anderen, dass die Menschen die positiven Effekte – Zeitersparnis, Umweltschutz, Kostenvorteile, Komfort zu schätzen wissen. Das Ziel des Bürgerportals muss eine einfache und gut verständliche Abwicklung des Bürgerantrages sein. Der Prozess muss durchgehend digital durchlaufen werden können und darf nicht unterbrochen werden, außerdem muss er vollständig sein und darf keine Fragen offenlassen. Sollte ein Verwaltungsakt mehrere Verwaltungsebenen betreffen (Stadt, Landratsamt), so muss auch dieser Verlauf vollständig digital abgebildet werden. Nur unter diesen Aspekten, so Frank Lenz, wird eGovernment beim Bürger „ankommen“ und von den Menschen genutzt werden. Verwaltungsprozesse unter diesen Aspekten zu untersuchen, zu vereinheitlichen und online-fähig zu machen, ist die Aufgabe des Referenten, der bei seinem Vortrag praktisch aus dem „Nähkästchen“ plauderte und dem seine Begeisterung für dieses innovative Thema anzumerken war. Besonders wichtig sei die Einführung eines Servicekontos für jeden Bürger, der einem Dokumentensafe gleichkomme. Dieses Servicekonto erhielte den Status einer „Elektronischen Identität“, deren gespeicherte Daten dauerhaft erhalten blieben und die unterschiedliche Authentifizierungsniveaus zuließe. Die Datenkontrolle läge bei einem solchen Konto grundsätzlich beim Bürger, der seine Daten zu jeder Zeit kontrollierte. Mittels eines solchen Servicekontos könnte der Bürger auch erforderliche Zahlungen integriert in Auftrag geben. Frank Lenz unterlegte seinen Vortrag mit unterschiedlichen Beispielen und veranschaulichte sehr gut, welche Vorteile ein solches Bürgerportal für alle Seiten mit sich brächte. Obwohl die Eingangshürde der Prozesserstellung für die Verwaltungen sehr hoch sei, wäre der Nutzen auf lange Sicht unübersehbar. Schnelle Bearbeitung von einfachen Anträgen ohne Besuch in der Verwaltung auf der einen Seite und mehr Zeit der Verwaltungsmitarbeiter für diejenigen Bürger, deren Anliegen sich nicht digital bearbeiten ließe. Eigentlich eine klassische Win-Win-Situation. Doch was tun diejenigen Bürger, die aufgrund ihres Alters das Bürgerportal nicht nutzen können oder wollen? Diese Frage beschäftigte die anwesenden Gäste, die dem Vortrag mit Spannung gefolgt waren. Frank Lenz gab zu bedenken, dass sich auch ältere Menschen durchaus für Online-Medien interessieren und sehr offen für dieses Thema seien. Darüber hinaus würden vor der Umsetzung und Einführung des Bürgerportals auch Schulungen für interessierte Bürger in den jeweiligen Kommunen angeboten werden. Sollte darüber hinaus Gesprächsbedarf bestehen, oder der Bürger doch lieber selbst vorsprechen wollen, so hätten die Mitarbeiter der Verwaltung dann auch mehr Zeit, sich seines Anliegens anzunehmen – Eigentlich eine schöne Vorstellung! Eine andere Frage, die die Gäste beschäftigte, war die der Datensicherheit. Wenn in einem „Servicekonto“ persönliche Daten und gegebenenfalls sensible Dokumente hinterlegt werden sollen, so müsse die Datensicherheit großgeschrieben werden.
Lenz verwies hier auf die schon bestehenden gesetzlichen Regelungen und die Möglichkeit, dass manche Verwaltungsprozesse nie vollständig digitalisiert werden könnten (zum Beispiel Beantragung von Ausweisen und Pässen). Zusammenfassend kann man sicher sagen, dass uns allen bis zum Jahr 2022 (Inkrafttreten des OZG) ein großer digitaler Umbruch auf Verwaltungsebene bevorsteht, der jedoch auch viele Möglichkeiten mit sich bringen wird, Verwaltungsprozesse im Rahmen der Digitalisierung zu verschlanken, neu zu ordnen oder vielleicht einmal zu überdenken.